让云端GTD工具帮你提高效率

2013年08月28日15:46      来源:      手机免费访问:hexun.com      好文我顶(0)

    GTD,Get Things Done的缩写,百度百科解释为“主要原则在于一个人需要通过记录的方式把头脑中的各种任务移出来,通过这样的方式,头脑可以不用塞满各种需要完成的事情,而集中精力在正在完成的事情,是一种消灭压力的高效工作方法。”

    绝大多GTD工具,解决的是记录与梳理任务的问题,如何应用到个人的工作生活中千差万别。而对于工具,朋友曾感慨我是太爱新鲜玩意了。其实我用来用去总还是那么几个,不过总爱给人推荐罢了——我的分享总能帮到一些人,我写软件的角度并非软文评测那种从背景介绍到外观,从功能介绍到性能的套路。软件可以这样介绍清楚,到究竟在哪方面用,如何用却仍然让人一头雾水。我分享的是自己长年使用而积累的经验,希望这些经验总能在几个读到我文章的人的手上变成自己的智慧。

    我的GTD理论是,对于要完成的事物(Things),我首先将它们划分为任务(Task)与日程(Schedule)。在这两个纬度下,又各自增加循环/提醒这两个纬度,将事物切片划分,各种组合不赘述,但可以简化成下图中的5种。

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    我的GTD 体系最早还是在GoogleCalendar的基础上建立的,加之后来对魔兽世界游戏中任务系统的理解与应用,变成了所有的日程都用Google Calendar来做基础的同步,所以我不需要天天打开Google Calendar的网站看日程,有Google Now和手机上的日历程序会提醒我日程。各种设备中都能找到一款用起来最舒服的支持Google Calendar同步的软件。我取消了iPad/mac上的日历同步,只保留了iTouch自带的Calendar与Nexus 7上的Google帐号同步。就看日程来说,系统自带的基本都够用了。

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    我曾经把每天几点起床,几点上班,几点午饭,几点睡觉这些事情也按日程写在日历中,初时每天看着满满的日历感觉生活很充实,时日长了发现我成了日历的奴隶。从逐个修正每天的日程到对日程爱搭不理,日程表从恶梦变成了可有可无的东西。最终我删掉了所有跟生活相关的日程,只用日历标注需要注意的活动,才终于使得日程提醒再次可用。而有些活动的提醒又不得不保留,如之前我组织的羽毛球活动,每周四下午在Q Q群喊人报名,每周六一早给场馆打电话订两周后的场地,这些其实不算日程,而应该是划分到重复的定时任务中。所以它们被我设置在Memo中,到点就顽强地提醒我,以免错过这个点该做的事情。

    对于任务来说,我也曾经尝试把所有事情都用GoogleTask记录下来,结果是效率不但没有提升,反而翻着Task中的上百条待办事项不知道该干什么。然后我尝试用"当日必须完成"/"重要"/"紧急"/"任务池"来梳理了很久,仍然不见好转。我还曾试着将各种事物分散到更多的GTD工具中,Wunderlist,Any .do,Doit.im,Dooo,30/30,Any To Do,One Note,Evernote,Catche,Things,Sooner,MindManager,WorkFlowy......好好找找,我还能想起更多。这样我只是增加了试用工具的时间,我的"事物"仍然各自沉睡在不同的角落里,没有被完成。我甚至几度怀疑自己中了拖延症。

    直到Clear出现。Clear并非搞定了以上我的所有需求,而是以“要事优先”的角度给我提了个醒。所有的事情都必须记录或提醒么?到底哪些时请值得花时间来记录,跟踪,同步?GTD工具只是拓展我记忆,助我把握时间点的助手,而不应成为令我困惑的杂物间。

    我的主要目标肯定不会忘,该做的,重要的事情我肯定已经在全身心地投入,从早忙到晚。而我短期记忆的事情,值得做的肯定去做了,不值得做的,忘了又能怎样。

    原来我需要的,只是在完成我主要目标的路上,随手记下那些不需要立即马上必须处理的事物,放在一个没有提醒,甚至没有时间限制的任务池就行了。

    过于碎片化的生活,刷牙时用Siri记一笔新提醒要买牙膏,上班煮咖啡的时候加一笔要买豆子,等刷淘宝的时间拿出这份清单来划勾就行了。

    对一些需要出席的日程,日历就是日历,提醒我定期换洗床单被罩,提醒我朋友的生日,要参加的例会,以及记录下发生过的有趣的事情。

    回到工具上,相对于Clear,有些越做越复杂的GTD工具,可以为任务分列表,分层级,加优先级标注,加时间提醒,加资源,加前置任务后置任务,新建一个任务甚至要填写一张CRM中大客户一样复杂的表单,不适合我。

    最后,如果你也有一些好的经验,希望能与我们来分享。

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Google Calendar
Google Calendar的搜索能力是其他工具无法替代的。在跨平台方面它也拥有相当傲人的优势,基本上市面上能见到的工具,都可以轻松同步,Web的访问方式支持pc与移动设备,第三方软件极丰富,因此最适合作为同步的基础。

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Google Task
Google Task其实是Gmail中的一个小工具,我通常的用法是在Gmai l中收到需要处理的任务,就一键发送至Task。这个工具的唯一优势,仅仅集成在Gmai l里而已,工具本身过于简陋,很多年没升级过,目前我只用来存放一些临时任务。

Siri
   入手iPhone 4S之前,被Siri的各种剧情短片感动的一塌糊涂。但智能的真实效果,用过之后也只能呵呵了。

   反倒是用Siri做提醒在我用的频率远超其他工具。不需要解锁手机,直接呼出Siri告诉她30分钟后提醒我出门,一个简单的提醒就设置成功了。

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Memo
   Memo的全称是Memo by FunInput,Memo中较其他软件更为灵活的每日提醒与重复提醒。统一的缺憾就是卖相不好看,BUG也多。Any. Do也基本能实现Memo的功能,但我手机上的提醒太多了,提醒优雅如Any.Do,结果就是:根本看不到。只有像Memo这样一直倔强地吼了又吼,这任务提醒才能从长串的任务栏未读提醒中脱颖而出。

【作者:赵鹏 来源:电脑时空】 (责任编辑:汪艳)

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